Nhìn lại công việc của mình bằng từng nhiệm vụ nhỏ

“Mình cần làm việc hiệu quả hơn.” Bạn viết câu đó vào sổ sau một tuần khá mệt, rồi không biết bắt đầu từ đâu. Cả ngày có trả lời tin nhắn, làm báo cáo, chờ người khác xác nhận và sửa những việc tưởng đã xong. Gộp tất cả thành một vấn đề lớn khiến giải pháp cũng trở nên mơ hồ.

Giả sử Quân phụ trách vận hành cho một nhóm nhỏ. Cuối tuần nào cậu cũng thấy mình bận nhưng chưa hài lòng với kết quả. Khi nhìn lại từng nhiệm vụ, cậu phát hiện thời gian không chỉ nằm ở phần làm. Có những đoạn chờ và làm lại mà trước đây cậu không tính tới.

Nhìn công việc theo nhiệm vụ nhỏ giúp bạn chọn đúng phần cần cải thiện. Ghi việc bắt đầu từ đâu, cần đầu vào gì, tạo ra kết quả gì và thường vướng ở bước nào. Sau đó, thử một thay đổi cụ thể thay vì tìm một phương pháp có thể sửa cả tuần làm việc.

Chia việc theo điều đang cần cải thiện

Quân chọn báo cáo tuần vì đây là việc lặp lại và hay kéo dài. Cậu tách nó thành các phần: nhận dữ liệu, kiểm dữ liệu, tính kết quả, viết nhận xét và gửi người duyệt. Chỉ việc đặt tên từng bước đã giúp thấy phần nào mình thực sự kiểm soát được.

Đừng chia nhỏ đến mức phải ghi từng lần bấm chuột. Chọn các bước có đầu vào hoặc kết quả khác nhau. “Kiểm dữ liệu thiếu” là một bước có thể quan sát. “Mở máy” thường chưa giúp giải thích vì sao báo cáo mất lâu, trừ khi chính thiết bị đang gây vấn đề.

Với mỗi bước, hỏi điều gì làm mình dừng lại. Quân nhận ra phần tính chỉ mất một khoảng ngắn khi dữ liệu đầy đủ. Phần lâu hơn là hỏi lại ý nghĩa của vài cột và chờ bản cập nhật từ người khác. Nếu chỉ học thêm công thức, cậu có thể chưa giải quyết đúng chỗ vướng.

Phân biệt việc khó vì thiếu kỹ năng với việc chậm vì thiếu thông tin. Thiếu kỹ năng cần học và luyện. Thiếu thông tin cần làm rõ cách nhận đầu vào. Hai chuyện có thể cùng tồn tại, nhưng nên được gọi tên riêng để chọn cách xử lý phù hợp.

Cũng nhìn vào việc phải làm lại. Báo cáo bị trả về vì số sai khác với bị trả về vì người nhận muốn một cách trình bày khác. Ghi nguyên nhân cụ thể thay vì chỉ ghi “sửa báo cáo”. Bạn sẽ biết nên tăng bước kiểm hay cần thống nhất yêu cầu sớm hơn.

Nếu một nhiệm vụ liên quan nhiều người, ghi ai cung cấp và ai nhận kết quả. Có thể vấn đề nằm ở đoạn bàn giao giữa hai người. Một thay đổi nhỏ trong cách ghi trạng thái hoặc hẹn thời điểm có thể hữu ích hơn việc mỗi người cố làm nhanh phần riêng.

Chọn một hoặc hai nhiệm vụ tiêu biểu để xem trước. Không cần lập bản đồ toàn bộ công việc ngay trong tối đầu. Việc thường lặp lại hoặc gây nhiều lần chờ là điểm bắt đầu dễ quan sát. Sau khi hiểu cách xem, bạn có thể mở rộng sang phần khác.

Quân viết kết quả cần đạt: tới giờ viết nhận xét, dữ liệu chính đã có đủ và các cột được hiểu giống nhau. Câu này rõ hơn “báo cáo nhanh hơn”. Nó giúp cậu biết thay đổi đang nhắm vào phần nào của quy trình.

Đối chiếu lời khuyên với ngày làm thật

Quân từng đọc lời khuyên nên tắt mọi thông báo để tập trung. Điều này có thể hợp với phần viết nhận xét, nhưng cậu còn phải nhận thông tin gấp từ kho. Nếu áp dụng cho cả ngày mà không trao đổi, cậu có thể bỏ lỡ việc người khác đang cần xử lý.

Trước khi thử một lời khuyên, hỏi nó phù hợp với loại nhiệm vụ nào. Phần cần tập trung có thể cần khoảng yên tĩnh. Phần trực hỗ trợ lại cần phản hồi đúng lúc. Bạn không nhất thiết dùng cùng một cách tổ chức cho cả hai.

Xem cả ràng buộc trong ngày của mình. Có mốc cố định, ca trực hoặc việc phụ thuộc người khác không? Một kế hoạch nhìn rất gọn nhưng bỏ qua các điều kiện ấy sẽ khó dùng. Lịch thực tế là đầu vào để điều chỉnh phương pháp, không phải dấu hiệu bạn làm chưa đủ kỷ luật.

Nếu muốn gom tin nhắn vào vài thời điểm, cần biết loại tin nào có thể chờ. Trao đổi với nhóm về việc khẩn và kênh liên hệ phù hợp. Đừng tự đổi cách phản hồi rồi để người khác đoán vì sao hôm nay bạn im lặng.

Với lời khuyên dùng công cụ mới, xác định nó giải quyết bước nào. Quân không cần chuyển toàn bộ báo cáo sang ứng dụng khác nếu vấn đề chính là dữ liệu gửi thiếu. Một mẫu đầu vào rõ có thể là việc nên thử trước.

Hỏi người đang nhận kết quả từ bạn. Họ có thể chỉ ra thông tin hay thiếu hoặc chỗ khiến họ phải hỏi lại. Cuộc trao đổi này giúp bạn thấy chất lượng công việc từ phía người dùng, không chỉ từ cảm giác mình đã làm nhiều.

Đồng thời, tránh đánh giá cả tuần qua một ngày bất thường. Hôm có sự cố có thể rất khác nhịp thường ngày. Ghi bối cảnh để không vội sửa toàn bộ cách làm chỉ vì một lần mọi thứ dồn lại.

Nếu cần dữ liệu rõ hơn, bạn có thể ghi lại thời gian theo vài nhóm việc trong một khoảng ngắn. Mục đích là hiểu các đoạn làm, chờ và làm lại, không phải chấm điểm từng phút của mình.

Chọn một thay đổi có thể thử

Sau khi xem báo cáo tuần, Quân chọn thay đổi đầu vào. Cậu gửi một mẫu ngắn gồm các cột cần có, cách hiểu từng cột và thời điểm nhận dữ liệu. Nhóm thử với một báo cáo trước, rồi ghi chỗ còn khó điền.

Một thay đổi tốt để bắt đầu nên có phạm vi rõ và kết quả có thể quan sát. Chẳng hạn, giảm số lần hỏi lại về trạng thái đơn. Nếu mục tiêu vẫn là “mọi thứ trơn tru hơn”, bạn sẽ khó biết thử nghiệm đã giúp gì.

Đặt khoảng thử phù hợp với nhịp công việc. Việc xảy ra hằng ngày có thể cho thông tin sớm hơn việc chỉ có mỗi tháng. Chọn đủ lần để thấy các tình huống thường gặp, nhưng không kéo dài vô hạn chỉ vì chưa có kết quả hoàn hảo.

Trong lúc thử, ghi cả điều tốt lên và việc mới phát sinh. Mẫu của Quân có thể giảm hỏi lại nhưng khiến người gửi mất công tìm một trường không cần thiết. Khi ấy, bỏ hoặc đổi trường đó sẽ giúp mẫu hợp việc hơn.

Tránh đổi nhiều thứ cùng lúc nếu bạn muốn biết nguyên nhân. Nếu vừa đổi mẫu, đổi công cụ và đổi người duyệt, kết quả mới sẽ khó giải thích. Bắt đầu từ một phần chính rồi bổ sung khi đã hiểu tác động.

Cuối khoảng thử, quyết định giữ, sửa hoặc dừng. Dừng một cách làm chưa phù hợp không có nghĩa thời gian thử vô ích. Bạn đã biết vấn đề không được giải quyết theo hướng ấy hoặc còn một điều kiện cần làm rõ.

Nếu thay đổi giúp ích, ghi lại cách làm đủ ngắn để dùng lần sau. Đừng để nó chỉ nằm trong trí nhớ của người vừa thử. Một hướng dẫn nhỏ và ví dụ đúng có thể giúp đồng nghiệp áp dụng mà không cần nghe giải thích lại.

Quân chưa biến cả tuần làm việc thành hoàn hảo. Nhưng báo cáo tuần đã có đầu vào rõ hơn, và cậu biết bước tiếp theo muốn cải thiện là gì. Thay vì tự nhắc mình phải hiệu quả hơn, cậu có một thay đổi cụ thể để kiểm trong công việc thật.